Sistemas de Gestão, Automação, ERP, … Anjos ou Demônios?

Microsiga – Totvs, SAP, Modular entre muitos outros…

Claro que hoje em dia com a tecnologia avançadíssima que dispomos e cada vez querendo mais agilidade nas informações, tanto o controle para o negócio quanto o controle que o governo exige é cada dia maior…

Essas empresas há anos no mercado têm soluções prontas que permitem tudo isso e sem contar com as atualizações constantes que as imensas equipes dedicadas ao sistema ajustam com as premissas, leis e regras do nosso Brasil.

Quem está começando um negócio depois das devidas apresentações do sistema, pensam assim: “Achei meu anjo, o sistema faz tudo o que preciso e se não fizer posso customizar tudinho do jeito que estou acostumado a trabalhar!”

Definindo o “anjo-sistema” que mais combina com seu negócio começa a segunda parte, o contrato… Ahhhh o contrato, onde os departamentos financeiro e jurídico já vão começar a questionar: “Quem disse que estávamos prestes a adquirir um “anjo-sistema”? Está parecendo que vem sem asas e nem auréola!?”

Cuidados com a real necessidade e o investimento:

1) Adquira somente os módulos necessários ao funcionamento que já faz parte do seu negócio. Os outros módulos “vislumbrantes” somente quando seu negócio estiver pronto tecnicamente, com os recursos humanos, recursos físicos e a empresa apta a usufruir e tomar proveito da ferramenta oferecida.

Investimento: tanto em tempo como em dinheiro cada módulo tem seu custo! Além de dedicação dos colaboradores que irão utilizar a ferramenta, lembrando que esses colaborações na época da implantação terão que fazer suas funções normais para empresa continuar funcionando e se dedicar a nova cultura que será implantada, normalmente com horas extras ou funcionários extras.

2) Customizações, quando estamos questionando o que o sistema oferece e se ele faz isso ou aquilo, tudo é possível para os consultores de determinada ferramenta! O discurso é sempre o mesmo, o módulo não oferece, mas a empresa desenvolve exclusivo.

Tente utilizar o que é padrão no sistema, discutindo com seus colaboradores que utilizarão determinado módulo e se no processo atual, manual ou em outro sistema já em produção, não se pode adaptar ao que a nova solução oferece.

Investimento: As customizações são cobradas por horas de desenvolvimento, e prepare o bolso, são bem minuciosas e são bem salgadas financeiramente, além de ter que testar muito bem, pois um novo campo, por exemplo, pode não aparecer no relatório padrão que se torna mais uma futura customização…

Outro ponto importantíssimo de se ressaltar é que toda vez que houver uma atualização do módulo, suas customizações não são atualizadas, gerando trabalho extra e claro custos adicionais.

3) Serão necessário servidores e equipamentos para o funcionamento da solução que na maioria das vezes não estão inclusos no valor tratado com essas empresas que só vendem sistemas.

Investimento: Quando a empresa já tem sua área de T.I. pode contar com servidores e recurso para atender o novo sistema, a não ser que algum módulo exija servidor exclusivo.

Na maioria das vezes a aquisição será inevitável, hoje no mercado existem servidores bem em conta, a partir de R$ 2.000,00, aqui depende integralmente da solução escolhida, dimensão do sistema e agilidade nas informações.

Obs.: Se a empresa não conta com um departamento de T.I. é uma boa hora para começar com um ou dois colaboradores, um com nível sênior que será responsável pelo funcionamento e manutenção da solução.
Ou ter um consultor de sua confiança para fazer toda a intermediação com a empresa de sistema, seus colaboradores e manutenção da solução.

4) Treinamento, normalmente vai acontecendo conforme os módulos vão sendo implantados, os colaboradores vão sendo treinados com simulação das situações reais de trabalho.

Aqui é outro ponto onde o departamento de T.I. ou consultor devem acompanhar, pois quando o sistema estiver implantado provavelmente os colaboradores terão dificuldades e as empresas consideram o treinamento finalizado, fazendo cobrança extra caso seja necessário outros acompanhamentos.

Investimento: Normalmente o treinamento básico de todos os módulos está incluso na aquisição da solução.

Uma boa ideia é no primeiro treinamento-simulação investir em um manual interno de “sobrevivência” que a própria equipe pode criar com a ajudar do pessoal de T.I. para futuras pesquisas e consultas.

Obs.: Colaboradores com dificuldades nas ferramentas cotidianas, Windows, Office, Linux, Open Office, ferramentas utilizadas pela empresa, também seria uma boa hora para fazer um upgrade nesses conhecimentos e com isso aumentar a motivação do pessoal.

Com a solução implantada começamos uma nova jornada, o acesso às informações, que a primeira visão dos relatórios apresentados era suficiente, mas no dia a dia faltam muitas e muitas informações.

Nesse ponto podemos novamente chamar a empresa e customizar alguns relatórios, que levam tempo de analise e desenvolvimento, seus custos são um tanto quanto elevados.

Hoje em dia algumas dessas soluções trazem ferramentas que permite os colaboradores criarem seus relatórios, por mais que sejam escassas! Se existir a ferramenta, é claro que os colaboradores terão que ser treinados e também adquirir conhecimento básico em banco de dados.

Uma opção interessante para qualquer uma dessas soluções é ter um ambiente DWH –Data Warehouse, para trabalhar com B.I. – Business Intelligence, onde são extraídas informações da solução ou soluções que envolvem o negócio da empresa para gerar relatórios de tomadas de decisões, verificação de métricas e metas, apontadores de criticidade, entre outras vantagens. O departamento de T.I. ou consultor podem se preparar para isso desde o começo da aquisição.

Mais um assunto para terminar o artigo, agora que já estamos vendo que anjos podem ser demônios! Brincadeiras a parte, não temos como fugir e todas essas empresas (Totvs, SAP, Modular, Microsoft, entre outras) são de excelente experiência e pontualidade, com soluções compatíveis com o investimento a ser feito.

Desenvolvimento interno pode ser outra solução, a equipe deve ser muito boa, não perder o foco e ter uma disciplina de “monge” para que o resultado apareça e seja satisfatório! Isso não quer dizer que o investimento seja menor.

Já presenciei vários casos com várias ferramentas dessas, a empresa que utiliza tem processos que demoram uma vida para executar, vivenciei recentemente uma que o processo demorava oito horas e às vezes nem terminava a execução.

A empresa em questão só mencionava que o servidor não “dava conta do recado” e durante quase um ano esse processo era sempre custoso.

Por acaso estava prestando um serviço com o analista do banco de dados, ele me pediu para dar uma olhada em uma aplicação que estava travando, quando comecei a especular o que a aplicação acessava e quais tabelas utilizavam, verifiquei que as tabelas não continham índices, criei os índices e testamos a aplicação que não travou mais. Isso somente utilizando as práticas recomendadas para um banco de dados funcionar corretamente, sem desgastar excessivamente o servidor.

Logo em seguida o analista todo contente falou que aquele processo custoso de oito horas tinha rodado em vinte minutos. Tivemos sorte, que as tabelas atualizadas faziam parte do processo!!! Esse foi o anjo da guarda de plantão mesmo…

Conclusão: A manutenção mensal com essa empresa é de R$ 30.000,00, o problema existe há um ano e culpam o servidor, resolvemos o problema em menos de uma hora com as práticas recomendadas que um Administrador de Banco de Dados tem por obrigação conhecer e aplicar.

Isso ocorre porque esses sistemas vem há anos sendo colocados em plataformas novas e deixam a estrutura idêntica e a aplicação faz todo o processo de integridade de dados e inteligência da solução, causando esses tipos de problemas.

Enfim é interessante ter na sua equipe de T.I. um especialista em Bando de Dados que acompanhe a solução, que crie seu ambiente de Business Intelligence com o Data Warehouse que possa fazer o seu ambiente dar o retorno desejado com informações para o bom andamento do negócio e também informações para tomada de decisões futuras para a continuação rentável do mesmo!

Espero que tenham gostado do artigo, deixem comentários e se quiserem se aprofundar em algum tópico estarei à disposição.

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